Renseigner vos entreprises clientes et leurs salariés est la première chose à faire dans dokia. C’est ce qui permet ensuite de préremplir automatiquement vos documents de procédure : plus besoin de ressaisir un SIREN, une dénomination ou un représentant légal à chaque acte.
🔑 Avant de commencer
La gestion de la base clients est accessible aux administrateurs du cabinet comme aux collaborateurs. Prévoyez sous la main le SIREN de l’entreprise, sa convention collective et les coordonnées de son représentant légal.
ℹ️ Bon à savoir. L’import de vos clients et salariés par fichier CSV arrive prochainement. Il sera réservé aux administrateurs du cabinet, tout comme le paramétrage des connexions API avec vos logiciels de paie.
🏢 Ajouter une entreprise
Depuis la rubrique Clients, cliquez sur Ajouter une entreprise. Le formulaire s’ouvre, organisé en blocs à compléter de haut en bas.
- Identification juridique : dénomination sociale, forme juridique, capital social, numéro SIREN, ville d’immatriculation au RCS et code NAF ou APE. Seule la dénomination est obligatoire, mais plus la fiche est complète, plus vos actes se remplissent seuls.
- Siège social puis Adresse de l’URSSAF : ces adresses alimentent les courriers et actes générés depuis vos procédures.
- Représentant légal et signataire habituel des documents, avec la mention d’une éventuelle délégation de pouvoir.
- Convention collective et données sociales : convention applicable, IDCC, effectif, CSE. C’est le bloc décisif, celui qui conditionne le contenu de vos procédures.
Une fois le formulaire enregistré, l’entreprise apparaît dans votre liste, prête à être utilisée dans vos procédures.
ℹ️ Bon à savoir. Le bloc convention collective et données sociales mérite votre attention : c’est l’IDCC et l’effectif qui pilotent le calcul des seuils et les mentions conventionnelles de vos actes. Une donnée juste ici, c’est un document juste du premier coup.
👥 Ajouter les salariés d’une entreprise
Dans la liste de vos clients, chaque ligne dispose d’actions à droite. L’icône Salariés ouvre un panneau latéral qui liste les salariés déjà enregistrés pour cette entreprise.
Cliquez sur Ajouter un salarié. Un second panneau s’ouvre, organisé lui aussi en blocs.
- Identité : civilité, prénom et nom (obligatoires), date et lieu de naissance, nationalité.
- Situation professionnelle : poste et classification du salarié.
- Adresse : adresse, code postal et ville.
Là encore, la saisie n’a lieu qu’une fois. Ces informations préremplissent ensuite tous les documents concernant le salarié : contrat, avenant, courrier, procédure disciplinaire.
ℹ️ Bon à savoir. Une fois vos entreprises et salariés renseignés, chaque procédure repart de ces données. Vous gagnez du temps à chaque acte, et vous évitez les erreurs de recopie sur des mentions sensibles. En l’absence d’API, pensez à mettre à jour votre base régulièrement.
👉 Et ensuite ?
Vos clients sont en place ? Vous pouvez lancer une procédure, qui reprendra automatiquement toutes ces informations.