Une procédure dokia. est d’abord un modèle : la marche à suivre et tous les documents qui vont avec. Vous pouvez la consulter librement, ou la démarrer pour un client. Là, elle devient votre dossier : les documents se préremplissent, votre travail s’enregistre, et vous reprenez où vous en étiez.
🔍 Trouver votre procédure
Le menu dokia.procédures déroule le catalogue par thème, du contrat à la rupture : 01 CDI et clauses, 02 CDD et contrats aidés, 03 Gestion de la période d’essai, etc. Chaque rubrique s’ouvre sur les procédures qu’elle contient.
Deux entrées en haut : Mes procédures, celles que vous avez déjà démarrées, et Mes modèles.
La barre de recherche en haut de l’écran fonctionne aussi : tapez le sujet et vous tombez directement sur la procédure, un document ou une actualité.
▶️ Démarrer la procédure
Sur la page d’une procédure, le bandeau bleu vous rappelle que vous consultez le modèle. Pour passer en mode dossier, cliquez sur Démarrer une procédure, en haut à droite.
Un panneau s’ouvre à droite. Vous choisissez l’entreprise cliente, puis le salarié concerné. Les deux sont optionnels, et si le client ne figure pas encore dans votre base, le lien Ajouter un nouveau client vous évite de quitter la page.
🟣 Vous êtes dans votre dossier
Une fois la procédure démarrée, le bandeau passe en violet. Il vous rappelle en permanence pour qui vous travaillez, avec la date de démarrage et le suivi en cours. Deux actions y sont disponibles : Modifier, pour revoir le rattachement, et Clôturer, une fois la procédure terminée.
📄 Des documents préremplis d’office
Ouvrez n’importe quel document de la procédure : le bandeau violet vous suit jusque dans l’éditeur. L’entreprise et le salarié sont déjà sélectionnés, et le champ est figé : le rattachement se pilote depuis le bandeau, en une fois pour toute la procédure.
Vous retrouvez ensuite votre éditeur habituel, avec les champs déjà remplis par les fiches clients. Et si l’un d’eux est vide ou à corriger, le bouton Mettre à jour la fiche client reste disponible : la donnée que vous saisissez ici peut rejoindre la fiche de l’entreprise ou du salarié.
💾 Reprendre plus tard
Votre progression s’enregistre au fil de l’eau. Vous pouvez partir consulter une actualité, prendre un appel client, revenir le lendemain, etc. Vous retrouverez la procédure dans l’état où vous l’avez laissée.
📁 Retrouver vos procédures
Pour reprendre un dossier, rendez-vous dans Procédures puis Mes procédures. Le tableau récapitule chaque procédure démarrée : le client, le salarié, qui l’a créée, les dates de création et de dernière mise à jour, et son statut. La recherche du haut porte aussi bien sur la procédure que sur le client ou le salarié.
Dans la colonne Actions, l’œil ouvre la procédure, l’icône boîte l’archive une fois le dossier terminé, et la corbeille la supprime.
ℹ️ Bon à savoir. Une procédure démarrée sans client ni salarié fonctionne tout aussi bien : vous saisissez alors les informations directement dans les documents. Le rattachement reste ajoutable plus tard, depuis le bouton Modifier du bandeau.
👉 Et ensuite ?
Le dossier est ouvert, les documents sont prêts. Reste à les rédiger.